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檔案管理

文章附圖



一、什么是人事檔案?里面包含那些內容?

    人事檔案是人事管理活動中形成的,記述和反映個人經歷和德才表現,以個人為單位組合起來,以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的,是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵出發等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。

二、人事檔案的作用?

    人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分,通過人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況。從人力資源開發、管理的角度來看,人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。另外,檔案還有一些衍生職能,如以檔案為依托可以評定職稱、辦理社會保險和退休手續、提供出國政審和涉外公正材料、出具報考研究生的相關材料等。

三、保管檔案期限如何計算?

    1、自保存檔案起始日期開始,按交費多少確定保存檔案的年限。如:交納300元為一年期限。保存檔案時間從收到檔案之日起計算。

    2、集體委托存檔立戶期間,如個人與委托戶因解除合同、辭職、調轉等原因離開集體戶,需辦理轉變存管手續。如超出一周還沒辦理轉出或轉管手續者,將視為個人委托存檔,將由集體存檔轉為個人存檔。

四、人事檔案能個人保存嗎?

    不能。中組部、國家人事部明文規定:流動人員人事檔案管理機構為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構,其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;嚴禁個人保管人事檔案。每人檔案只能有一份,檔案不可另立一份.

五、本市人員在外省市工作,人事檔案應存放在哪里?

    按照中組部、國家人事部的有關規定,跨地區流動的流動人員人事檔案,可由其戶籍所在地的人才流動服務機構管理,也可由其現工作單位所在地的人才流動服務機構管理.

六、檔案如何調入外服公司? 

    1、如果原身份屬于干部,并要保留原身份,需到原單位補辦干部介紹信和工資證明信;如果屬于辭職人員,檔案中要有辭職的審批件(審批件必須有單位的公章)。另外,如果辭職期不超過一年的,可辦理復職,如果辭職期超過一年的,按文件規定被視為放棄復職要求;

    2、如果是自動離職或單位除名人員,檔案中要有離職或除名的審批件,這類人員已喪失干部身份;

   

    3、如果屬于解除合同,檔案中應有終止合同介紹信,原身份可予以保留。

    山西外企出具商調函——原單位辦理轉檔手續——檔案密封交山西外企;

七、檔案調入注意事項
  人事檔案與社會保險、政審、公證、結婚、生子、職稱評定等個人切身事宜密切相關。
  正常調轉的人事檔案應包括:1、行政/工資關系介紹信;2、履歷登記表;3、國家正式錄用材料,包括大中專畢業生就業通知書、畢業派遣證、錄用干部表、工資審批表、招工表等;4、大中專畢業生見習期滿轉正定級表(或碩士、博士定級工資表)和初級職稱認定表等;5、專業技術職務資格材料;6、婚育證明;7、檔案材料轉遞單。
  辦理調轉手續時,您需要了解在原單位參加社會保險情況,將養老、失業等社會保險及住房公積金關系轉至山西外企。
  人事檔案內如果缺少正常調轉所必需的材料,請您向原存檔單位補齊。如屬于學生檔案缺少材料應去省人才或者市人才補齊相關手續。

八、如何辦理調檔手續?
1、查戶口是否在我公司集體戶,戶口在我公司集體戶的必須先把戶口遷出;
2、查是否欠存檔費,如果欠存檔費先補繳存檔費;
3、查是否欠社保費用,如果欠費先補繳社保費用;
4、需出示有人事保管權限單位出具的人事關系調轉函。
5、將黨組織關系隨同檔案一同轉出.
九、如何辦理借調檔案?
1、雇員所在公司出具的同意借出函(公司必須加蓋公章);
2、雇員本人的借條。



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